Delete Older Emails Automatically: Microsoft Outlook में एक दिलचस्प Auto-Sweep Feature है जो आपको Specific Senders से Certain Period Of Time के बाद Automatically पुराने ईमेल Messages को Delete कर देती है। आप Rules को भी सेट कर सकते हैं जो पुराने ईमेल को Read Mark करते हैं या आप Conditions के Base पर ईमेल को अलग-अलग फ़ोल्डर में Move कर सकते हैं।

जीमेल आपको Filters Provide करता है लेकिन ये Filter सिर्फ नए आने वाले ईमेल पर काम करते हैं। आप जीमेल में ऐसा फ़िल्टर सेट अप नहीं कर सकते हैं जो मेलबॉक्स से सभी पुराने न्यूजलेटर ईमेल को Auto-Purge करे। या एक फ़िल्टर जो Specific Days के बाद ईमेल पर एक अलग Label Apply करे और उन्हें Mark As Readकरे। 

Gmail Auto Purge – पुराने Mails Automatically Delete करे

  • Email Studio एक नया Gmail add-on है जो आपके Gmail Mailbox को  Built-In Auto-Purge Feature के साथ Lean और Tidy रखने में मदद कर सकता है। यहां नियमों के कुछ उदाहरण दिए गए हैं जिन्हें आप अपने Gmail के लिए Email Studio की मदद से Setup कर सकते हैं।

 

  • सभी ईमेल जो 3 महीने से ज़्यादा पुराने हैं उन्हें इनबॉक्स फ़ोल्डर में Archive और “Mark as Read” करें।
  • एक महीने पहले Receive किए हुए सभी ईमेल Delete कर सकते है चाहे वो Specific Senders से हो या एक Specific Folder में।
  • ‘Follow up’ फोल्डर के Emails को और दो Weak पहले के Mesage को स्टार करें
  • Gmail Trash और Spam Folder के Email को दो दिनों के बाद Permanently Remove करें
  • एक सप्ताह या एक महीने के बाद सभी Starred Emails में  “follow up” Label Apply करें।
Auto-Purge Utility में एक Email Unsubscribe भी शामिल है जो आपको Unwanted Mailing List और दुसरे Bulk Emails से आसानी से अपना Email Address हटाने में मदद करता है।

Gmail में Auto-Purging कैसे Enable करें 

Start करने के लिए, Email Studio Add-on (video) इंस्टॉल करें। इसके बाद, जीमेल वेबसाइट पर स्विच करें और अपने इनबॉक्स में कोई Email खोलें। आपको दाएं साइडबार में Email Studio Icon दिखाई देगा।

 

 ईमेल स्टूडियो Open करें, अपने जीमेल अकाउंट से लॉग इन करें और फिर Available Options की List से “Email Cleanup”  टूल चुनें। “Add new rule” पर क्लिक करें और एक Rule Setup करें।

 

यहाँ दो Part हैं – आप एक Condition Specify करते हैं और फिर आप एक Action Specify करते हैं जो आपकी Condition से Match करने वाले Message पर किया जाएगा।

 

Condition को सेट करने के लिए, आप Advanced Gmail Search Operators जैसे Newer_Than या  Has:Attachment या  Larger_Than को भी Specify कर सकते है उन जीमेल Message से Match खाने के लिए जो आप Archive करना चाहते हैं, Trash या किसी दुसरे फ़ोल्डर में ले जाना चाहते हैं।

 

एक बार Rule बनाने के बाद, Save बटन पर क्लिक करें और Email Studio Background में लॉन्च हो जायेगा। यह Hourly ऑटो-रन करेगा, Cron job के जैसे, और आपकी Condition से Match करने वाले ईमेल Message पर Specified Action करेंगा। Rules को Manually चलाने की आपको कोई ज़रूरत नहीं है।

 

Email Studio Basic Use के लिए Free है लेकिन अगर आप Purge Rules के Multiple सेट बनाना चाहते हैं, तो आप Premium Version पर स्विच करें। इसमें ईमेल Schedular, फॉरवर्डर और Auto-Responder शामिल है जिसका Charge $ 29 हैं।

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